Zapytanie ofertowe

Małkinia Górna, 12 grudnia 2024 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

na: „Zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością OSP z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 01.01.2025 do 31.12.2025 roku”

Gmina Małkinia Górna (Zamawiający) zaprasza do złożenia oferty na realizację zakupu określonego w punkcie III zapytania ofertowego.

I. Nazwa i adres zamawiającego

Gmina Małkinia Górna
ul. Przedszkolna 1
07-320 Małkinia Górna
NIP: 7591624930
REGON: 550667920
tel. 29 644 80 00
fax: 29 74 55 118
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
Strona internetowa: www.malkiniagorna.pl, bip.malkiniagorna.pl.

II. Tryb i rodzaj udzielanego zamówienia

1. Zamówienie publiczne o wartości mniejszej niż kwota 130 000 zł zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320).
2. Rodzaj zamówienia: dostawa.

III. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny zakup paliw płynnych do pojazdów służbowych, samochodów pożarniczych oraz w zbiorniki przenośne paliwa do sprzętu spalinowego, a także zakup olejów silnikowych, płynów eksploatacyjnych (np. płyn do spryskiwaczy, płyn do chłodnic), drobnych akcesoriów samochodowych (np. żarówki, kosmetyki samochodowe) oraz usług w systemie sprzedaży bezgotówkowej na stacjach paliw wybranego Wykonawcy.
2. Zamówienie obejmuje:
   •  benzyny bezołowiowe (PB 95) w ilości – 4 000,00 l
   •  olej napędowy (ON) w ilości – 17 000,00 l.
   Podana ilość paliw jest wielkością szacunkową służącą do kalkulacji ceny ofertowej. Ostateczna ilość zakupionych paliw wynikać będzie z realizacji zamówienia do końca czasu trwania umowy, wg aktualnych potrzeb Zamawiającego. Nie zrealizowanie zamówienia w całości przez Zamawiającego nie może być podstawą do roszczeń finansowych Wykonawcy.
3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

IV. Termin wykonania zamówienia

Od dnia 01.01.2025 do 31.12.2025 roku.

V. Wymagania związane z wykonaniem zamówienia

1. Sukcesywny zakup paliw płynnych, towarów i usług dokonywany będzie w systemie sprzedaży bezgotówkowej. Po każdej transakcji Kierowca otrzyma dowód wydania na podstawie którego Wykonawca wystawi fakturę dla Zamawiającego. Faktury będą przesyłane w formie elektronicznej na adres: poczta@malkiniagorna.pl.
2. Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia na fakturze następujących informacji identyfikacyjnych:
   
   - numer dowodu wydania paliwa,
   - data i miejsce tankowania,
   - numer rejestracyjny pojazdu,
   - rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, zakupionych towarów i wykonanych usług,
   - wartość pobranego paliwa,
   - cenę jednostkową obowiązująca na stacji paliw w dniu tankowania,
   - kwotę udzielonego rabatu.
3. Wykonawca powinien posiadać lub dysponować przynajmniej jedną stacją paliw w odległości nie większej niż 10 km od siedziby Zamawiającego.
4. Zakup paliw płynnych dokonywać się będzie po cenach aktualnie obowiązujących na danej stacji paliw należącej do Wykonawcy, pomniejszonej o stały rabat podany w ofercie.
5. Oferowane paliwo musi spełniać obowiązujące wymagania jakościowe zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Gospodarki z dnia 26 czerwca 2024 roku w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1018).
6. Cyklicznie raz w miesiącu kalendarzowym – w ostatnim dniu każdego miesiąca wystawiana będzie faktura VAT ustalająca należności za faktycznie zakupione paliwo oraz towary.
7. Płatność za prawidłowo wystawioną fakturę miesięczną będzie realizowana przelewem, w terminie 30 dni od wystawienia faktury na wskazane konto Wykonawcy.
8. Szczegółowy wykaz pojazdów i sprzętu spalinowego dostarczony zostanie w dniu podpisania umowy.
9. Dokumenty wymagane od Wykonawców:
   a) formularz oferty – załącznik nr 1,
   b) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 2,
   c) oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa – załącznik nr 3,
   d) kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem niezbędnych uprawnień do wykonywania przedmiotowego zadania, tj. koncesja na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami.
10. Do zapytania załącza się przykładowy wzór umowy. Istnieje możliwość dostosowania zapisów umowy do wymagań Wykonawcy.

VI. Opis warunków udziału w postępowaniu

1. Ofertę należy sporządzić według formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
3. Wszystkie strony oferty winny być podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy oraz ostemplowane pieczęcią firmową.
4. Do oferty należy załączyć dokumenty określone w punkcie V zapytania ofertowego.

VII. Miejsce i termin składania ofert

1. Oferty należy złożyć do dnia 20 grudnia 2024 r. do godziny 15:00 w Sekretariacie Urzędu Gminy w Małkini Górnej (pokój nr 13), ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna, drogą mailową na adres: poczta@malkiniagorna.pl lub drogą pocztową (adres jw.).
2. Wypełnioną ofertę z załącznikami należy złożyć w zaklejonej, nieprzezroczystej kopercie/opakowaniu. Koperta/opakowanie winno być oznaczone nazwą i adresem Wykonawcy oraz opisane w następujący sposób „Zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością OSP z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 01.01.2025 do 31.12.2025 roku”.
3. Oferty, które wpłyną po terminie nie zostaną wzięte pod uwagę i zostaną zwrócone.

VIII. Wybór oferty

1. Ocenie podlegać będą oferty nieodrzucone.
2. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający przyjął następujące kryteria oceny ofert przypisując im odpowiednią wagę procentową:
   
   

   Kryterium	Waga
   Cena brutto benzyny	10%
   Cena brutto oleju napędowego	30%
   Rabat	60%

3. Kryterium będzie rozpatrywane na podstawie jednostkowej średniej ceny paliw w Polsce z dnia 12.12.2024 r. podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym (zał. nr 1).
   
   

   Ceny jednostkowe:

   Pp1 = Cena brutto benzyny = x 10%

   Cbbn – oferta z najniższą ceną brutto benzyny ze złożonych ofert

   Cbbb – cena brutto benzyny oferty badanej

   Pp2 = Cena brutto oleju napędowego =  x 30%

   Cbbonn – oferta z najniższą ceną brutto oleju napędowego ze złożonych ofert

   Cbbonb – cena brutto oleju napędowego oferty badanej

   Rabat:

   Pp3 = Wielkość udzielonego rabatu = x 60%

   R badany – wysokość rabatu badanej oferty

   R najwyższy – wysokość najwyższego rabatu

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów wynikającą z sumowania punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach (suma=Pp1+Pp2+Pp3).
5. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełnia wszystkie wymogi określone w niniejszym ogłoszeniu i otrzyma najkorzystniejszą liczbę punktów.
6. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający może wezwać Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny.
7. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
8. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji w zakresie oferowanej ceny z Oferentem, którego oferta została wytypowana jako najkorzystniejsza, w przypadku, gdy cena podana przez Oferenta przekracza wysokość środków przeznaczonych w budżecie projektu na usługę objętą niniejszym postępowaniem.
10. W przypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia Oferentowi, którego oferta została wytypowana jako najkorzystniejsza, oraz do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta została uznana za kolejną najkorzystniejszą.

IX. Termin i miejsce otwarcia ofert

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 23 grudnia 2024 roku o godzinie 10:00 w pokoju nr 5 Urzędu Gminy Małkinia Górna w ten sposób, że Zamawiający odczyta treść złożonych ofert.

X. Informacje o sposobie porozumiewania się

Pracownikiem uprawnionym do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Cezary Pietrzak, tel. 29 644 29 83, e-mail: c.pietrzak@malkiniagorna.pl w godzinach od 800 do 1600.

XI. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyny.

XII. Informacje dodatkowe

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informuję, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Małkinia Górna reprezentowana przez Wójta Gminy, adres: ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna, tel. 29 644 80 00;

2) inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Małkinia Górna jest Pani Aneta Liszewska, adres e-mail: iodo@malkiniagorna.pl;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) oraz c) RODO w celu przeprowadzenia zamówienia publicznego dla zadania pn. „Zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością OSP z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 01.01.2025 do 31.12.2025 roku” oraz zawarcia umowy z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę;

4) Pani/Pana dane osobowe będą mogły być przekazywane wyłącznie podmiotom i osobom upoważnionym z mocy prawa oraz podmiotom, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Wójtem przetwarzają dane osobowe, dla których Administratorem jest Gmina Małkinia Górna;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu ustania celu przetwarzania lub przez okres wynikający z kategorii archiwalnej dokumentów, w których ujęte są dane, określonej w przepisach wykonawczych do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

6) podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, natomiast konsekwencją niepodania danych osobowych jest brak możliwości zawarcia umowy;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

8) posiada Pani/Pan prawo do:
    a) uzyskania dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
    b) sprostowania danych (art. 16 RODO),
    c) usunięcia danych (art. 17 RODO),
    d) ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
    e) przenoszenia danych (art. 20 RODO),
    f) wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO).

9)przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

• Skan zapytania ofertowego
• Załącznik Nr 1 Formularz oferty
• Załącznik Nr 2 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
• Załącznik Nr 3 Oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa
• Załącznik Nr 4 Wzór przykładowej umowy

• Skan odpowiedzi na pytania
• Odpowiedzi na pytania