Zapytanie ofertowe

Małkinia Górna, dnia 7 listopada 2025 roku

ZAPYTANIE OFERTOWE
na: „Bezgotówkowy zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego
Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego
będącego własnością Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Gminy Małkinia Górna
w okresie od 01.01.2026 do 31.12.2026 roku”

Gmina Małkinia Górna (Zamawiający) zaprasza do złożenia oferty na realizację zakupu określonego w punkcie III zapytania ofertowego.

I. Nazwa i adres zamawiającego

Gmina Małkinia Górna
ul. Przedszkolna 1
07-320 Małkinia Górna
NIP: 7591624930
REGON: 550667920
tel. 29 644 80 00
fax: 29 74 55 118
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
Strona internetowa: www.malkiniagorna.pl, bip.malkiniagorna.pl.

II. Tryb i rodzaj udzielanego zamówienia

1. Zamówienie publiczne o wartości mniejszej niż kwota 130 000 zł netto zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320).
2. Rodzaj zamówienia: dostawa.

III. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny zakup paliw płynnych do pojazdów służbowych, samochodów pożarniczych oraz w zbiorniki przenośne paliwa do sprzętu spalinowego, a także zakup olejów silnikowych, płynów eksploatacyjnych (np. płyn do spryskiwaczy, płyn do chłodnic), drobnych akcesoriów samochodowych (np. żarówki, kosmetyki samochodowe) oraz usług w systemie sprzedaży bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych na stacji paliw wybranego Wykonawcy.
2. Karty paliwowe zostaną wydane Zamawiającemu bezpłatnie, po podpisaniu umowy. Wykonawca zapewni blokadę karty flotowej po zgłoszeniu jej utraty wraz z bezpłatnym wydaniem karty dodatkowej lub zamiennej w miejsce karty utraconej. Koszty związane z obsługą kart paliwowych w całym okresie realizacji zamówienia ponosi Wykonawca.
3. Zamówienie obejmuje:
   
   • benzyny bezołowiowe (PB 95) w ilości – 5 500,00 l
   • olej napędowy (ON) w ilości – 6 000,00 l.
4. Podana ilość paliw jest wielkością szacunkową służącą do kalkulacji ceny ofertowej. Ostateczna ilość zakupionych paliw wynikać będzie z realizacji zamówienia do końca czasu trwania umowy, wg aktualnych potrzeb Zamawiającego. Nie zrealizowanie zamówienia w całości przez Zamawiającego nie może być podstawą do roszczeń finansowych Wykonawcy.
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
6. Zamawiający zastrzega sobie nienaruszalny zapas paliwa do wykorzystania w razie wystąpienia braków w dostawach paliwa na rynku w ilościach:
   - olej napędowy do 1 000,00 l;
   - benzyna bezołowiowa PB-95 do 1 000,00 l.
7. W razie awarii dystrybutorów na stacji paliw Wykonawca jest obowiązany zapewnić tankowanie awaryjne na zasadach uzgodnionych z Zamawiającym.

IV. Termin wykonania zamówienia

Od dnia 01.01.2026 do 31.12.2026 roku.

V. Wymagania związane z wykonaniem zamówienia

1. Obciążenie za sprzedane paliwa i towary odbywać się będzie według cen obowiązujących w dniu sprzedaży, pomniejszonych o rabat podany w ofercie Wykonawcy.
2. Wykonawca wystawi dwie faktury VAT ustalające należności za faktycznie zakupione paliwo oraz towary w ciągu miesiąca kalendarzowego za okresy rozliczeniowe od 1-15 dnia miesiąca oraz od 16 do ostatniego dnia miesiąca.
3. Płatność za prawidłowo wystawioną fakturę będzie realizowana przelewem, w terminie 30 dni od daty zakończenia okresu rozliczeniowego na wskazane konto Wykonawcy.
4. Po każdej transakcji Kierowca otrzyma dowód wydania paliwa, na podstawie którego Wykonawca wystawi fakturę dla Zamawiającego. Faktury będą przesyłane w formie elektronicznej na adres: poczta@malkiniagorna.pl.
5. Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia na fakturze następujących informacji identyfikacyjnych:
   
   • data i miejsce tankowania,
   • numer rejestracyjny pojazdu,
   • rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, zakupionych towarów i wykonanych usług,
   • wartość pobranego paliwa,
   • cenę jednostkową obowiązująca na stacji paliw w dniu tankowania,
   • kwotę udzielonego rabatu.
6. Wykonawca powinien posiadać lub dysponować przynajmniej jedną stacją paliw w odległości nie większej niż 10 km od siedziby Zamawiającego.
7. Oferowane paliwo musi spełniać obowiązujące wymagania jakościowe zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 26 czerwca 2024 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1018).
   Szczegółowy wykaz pojazdów i sprzętu dostarczony zostanie w dniu podpisania umowy.
8. Dokumenty wymagane od Wykonawców:
   a) formularz oferty – załącznik nr 1,
   b) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 2,
   c) oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa – załącznik nr 3,
   d) kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem niezbędnych uprawnień do wykonywania przedmiotowego zadania, tj. koncesja na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami.
9. Do zapytania załącza się wzór umowy. Istnieje możliwość dostosowania zapisów umowy do wymagań Wykonawcy.

VI. Opis warunków udziału w postępowaniu

1. Ofertę należy sporządzić według formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
3. Wszystkie strony oferty winny być podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy oraz ostemplowane pieczęcią firmową.
4. Do oferty należy załączyć dokumenty określone w punkcie V zapytania ofertowego.

VII. Miejsce i termin składania ofert

1. Ofertę należy złożyć do dnia 20 listopada 2025 roku do godziny 1000 w Sekretariacie Urzędu Gminy w Małkini Górnej (pokój nr 13), ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna, osobiście lub drogą pocztową (adres jw.).
2. Wypełnioną ofertę z załącznikami należy złożyć w zaklejonej, nieprzezroczystej kopercie/opakowaniu. Koperta/opakowanie winno być oznaczone nazwą i adresem Wykonawcy oraz opisane w następujący sposób „Bezgotówkowy zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 01.01.2026 do 31.12.2026 roku”.
3. Oferty, które wpłyną po terminie nie zostaną wzięte pod uwagę i zostaną zwrócone.

VIII. Wybór oferty:

1. Ocenie podlegać będą oferty nieodrzucone.
2. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający przyjął następujące kryteria oceny ofert przypisując im odpowiednią wagę procentową:
   
   

   Kryterium	Waga
   Cena brutto benzyny	10%
   Cena brutto oleju napędowego	30%
   Rabat	60%

3. Kryterium będzie rozpatrywane na podstawie jednostkowej średniej ceny paliw w Polsce z dnia 07.11.2025 r. podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym (zał. nr 1).
   Ceny jednostkowe:
   
   Pp1 = Cena brutto benzyny = (Cbbn/Cbbb)  x 10%
   Cbbn – oferta z najniższą ceną brutto benzyny ze złożonych ofert
   Cbbb – cena brutto benzyny oferty badanej
   
   Pp2 = Cena brutto oleju napędowego = (Cbbonn/Cbbonb) x 30%
   Cbbonn – oferta z najniższą ceną brutto oleju napędowego ze złożonych ofert
   Cbbonb – cena brutto oleju napędowego oferty badanej
   
   Rabat:
   Pp3 = Wielkość udzielonego rabatu = (R badany/R najwyższy) x 60%
   
   R badany – wysokość rabatu badanej oferty
   R najwyższy – wysokość najwyższego rabatu
   
   
4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów wynikającą z sumowania punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach (suma=Pp1+Pp2+Pp3).
5. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełnia wszystkie wymogi określone w niniejszym ogłoszeniu i otrzyma najkorzystniejszą liczbę punktów.
6. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający może wezwać Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny.
7. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
8. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn.
9. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji w zakresie oferowanej ceny z Oferentem, którego oferta została wytypowana jako najkorzystniejsza, w przypadku, gdy cena podana przez Oferenta przekracza wysokość środków przeznaczonych w budżecie projektu na usługę objętą niniejszym postępowaniem.
10. W przypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia Oferentowi, którego oferta została wytypowana jako najkorzystniejsza, oraz do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta została uznana za kolejną najkorzystniejszą.

IX. Termin i miejsce otwarcia ofert

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 20 listopada 2025 roku o godzinie 1015 w pokoju nr 5 Urzędu Gminy w Małkini Górnej w ten sposób, że Zamawiający odczyta treść złożonych ofert.

X. Informacje o sposobie porozumiewania się

Pracownikiem uprawnionym do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Agata Małkińska, tel. 29 644 29 95, e-mail: amalkinska@malkiniagorna.pl  w godzinach od 8⁰⁰ do 15⁰⁰.

XI. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyny.

XII. Informacje dodatkowe:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informuję, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Małkinia Górna reprezentowana przez Wójta Gminy, adres: ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna, tel. 29 644 80 00;
2) inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Małkinia Górna jest Pani Aneta Liszewska, adres e-mail: iodo@malkiniagorna.pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) oraz c) RODO w celu przeprowadzenia zamówienia publicznego dla zadania pn. „Bezgotówkowy zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością Ochotniczych Straży Pożarnych z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 01.01.2026 do 31.12.2026 roku” oraz zawarcia umowy z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę;
4 )Pani/Pana dane osobowe będą mogły być przekazywane wyłącznie podmiotom i osobom upoważnionym z mocy prawa oraz podmiotom, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Wójtem przetwarzają dane osobowe, dla których Administratorem jest Gmina Małkinia Górna;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu ustania celu przetwarzania lub przez okres wynikający z kategorii archiwalnej dokumentów, w których ujęte są dane, określonej w przepisach wykonawczych do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
6) podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, natomiast konsekwencją niepodania danych osobowych jest brak możliwości zawarcia umowy;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) posiada Pani/Pan prawo do:
   a) uzyskania dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
   b) sprostowania danych (art. 16 RODO),
   c) usunięcia danych (art. 17 RODO),
   d) ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
   e) przenoszenia danych (art. 20 RODO),
   f) wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO).
9) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

• Skan zapytania ofertowego
• Załącznik Nr 1 Formularz oferty
• Załącznik Nr 2 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
• Załącznik Nr 3 Oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa
• Załącznik Nr 4 Wzór przykładowej umowy