ZAPYTANIE OFERTOWE na: „Zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością OSP z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 01.01.2024 do 31.12.2024 roku”.
ZAPYTANIE OFERTOWE
na: „Zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością OSP z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 01.01.2024 do 31.12.2024 roku”
Gmina Małkinia Górna (Zamawiający) zaprasza do złożenia oferty na realizację zakupu określonego w punkcie III zapytania ofertowego.
I. Nazwa i adres zamawiającego
Gmina Małkinia Górna
ul. Przedszkolna 1
07-320 Małkinia Górna
NIP: 7591624930
REGON: 550667920
tel. 29 644 80 00
fax: 29 74 55 118
Województwo: mazowieckie
Kraj: Polska
Strona internetowa: www.malkiniagorna.pl, bip.malkiniagorna.pl.
II. Tryb i rodzaj udzielanego zamówienia
- Zamówienie publiczne o wartości mniejszej niż kwota 130 000 zł zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm).
- Rodzaj zamówienia: dostawa.
III. Przedmiot zamówienia
- Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny zakup paliw płynnych do pojazdów służbowych, samochodów pożarniczych oraz w zbiorniki przenośne paliwa do sprzętu spalinowego, a także zakup olejów silnikowych, płynów eksploatacyjnych (np. płyn do spryskiwaczy, płyn do chłodnic), drobnych akcesoriów samochodowych (np. żarówki, kosmetyki samochodowe) oraz usług w systemie sprzedaży bezgotówkowej na stacjach paliw wybranego Wykonawcy.
- Zamówienie obejmuje:
- benzyny bezołowiowe (PB 95) w ilości – 5000 litrów,
- olej napędowy (ON) w ilości – 18200 litrów.
Podana ilość paliw jest wielkością szacunkową służącą do kalkulacji ceny ofertowej. Ostateczna ilość zakupionych paliw wynikać będzie z realizacji zamówienia do końca czasu trwania umowy, wg aktualnych potrzeb Zamawiającego. Nie zrealizowanie zamówienia w całości przez Zamawiającego nie może być podstawą do roszczeń finansowych Wykonawcy.
- Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
IV. Termin wykonania zamówienia
Od dnia 01.01.2024 do 31.12.2024 roku.
V. Wymagania związane z wykonaniem zamówienia
- Sukcesywny zakup paliw płynnych, towarów i usług dokonywany będzie w systemie sprzedaży bezgotówkowej. Po każdej transakcji Kierowca otrzyma dowód wydania, na podstawie którego Wykonawca wystawi fakturę dla Zamawiającego. Faktury będą przesyłane w formie elektronicznej na adres: poczta@malkiniagorna.pl.
- Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia na fakturze następujących informacji identyfikacyjnych:
- numer dowodu wydania paliwa,
- data i miejsce tankowania,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, zakupionych towarów i wykonanych usług,
- wartość pobranego paliwa,
- cenę jednostkową obowiązująca na stacji paliw w dniu tankowania,
- kwotę udzielonego rabatu.
- Wykonawca powinien posiadać lub dysponować jedną stacją paliw w odległości nie większej niż 10 km od siedziby Zamawiającego.
- Zakup paliw płynnych dokonywać się będzie po cenach aktualnie obowiązujących na danej stacji paliw należącej do Wykonawcy, pomniejszonej o stały rabat podany w ofercie.
- Oferowane paliwo musi spełniać obowiązujące wymagania jakościowe zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2023 r., poz. 1314).
- Płatność za prawidłowo wystawioną fakturę będzie realizowana przelewem po wykonaniu przedmiotu umowy, w terminie 30 dni na wskazane w umowie konto Wykonawcy.
- Szczegółowy wykaz pojazdów i sprzętu spalinowego dostarczony zostanie w dniu podpisania umowy.
- Dokumenty wymagane od Wykonawców:
- formularz oferty – załącznik nr 1,
- oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 2,
- oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa – załącznik nr 3,
- zaakceptowany i podpisany wzór umowy – załącznik nr 4,
- kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem niezbędnych uprawnień do wykonywania przedmiotowego zadania, tj. koncesja na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami.
VI. Opis warunków udziału w postępowaniu
- Ofertę należy sporządzić według formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
- Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
- Wszystkie strony oferty winny być podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy oraz ostemplowane pieczęcią firmową.
- Do oferty należy załączyć dokumenty określone w punkcie V zapytania ofertowego.
VII. Miejsce i termin składania ofert
- Oferty należy złożyć do dnia 29 grudnia 2023 r. do godziny 12:00 w Sekretariacie Urzędu Gminy w Małkini Górnej (pokój nr 13), ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna lub drogą pocztową (adres jw.).
- Wypełnioną ofertę z załącznikami należy złożyć w zaklejonej, nieprzezroczystej kopercie/opakowaniu. Koperta/opakowanie winno być oznaczone nazwą i adresem Wykonawcy oraz opisane w następujący sposób „Zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością OSP z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 01.01.2024 do 31.12.2024 roku”.
- Oferty, które wpłyną po terminie nie zostaną wzięte pod uwagę i zostaną zwrócone.
VII. Wybór oferty
- Ocenie podlegać będą oferty nieodrzucone.
- W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający przyjął następujące kryteria oceny ofert przypisując im odpowiednią wagę procentową:
Kryterium | Waga |
Cena brutto benzyny | 10% |
Cena brutto oleju napędowego | 30% |
Rabat | 60% |
- Kryterium będzie rozpatrywane na podstawie ceny jednostkowej z dnia 27.12.2023 r. podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym (zał. nr 1).
Ceny jednostkowe:
Pp1 = Cena brutto benzyny = Cbbn/Cbbb x 10%
Cbbn – oferta z najniższą ceną brutto benzyny ze złożonych ofert
Cbbb – cena brutto benzyny oferty badanej
Pp2 = Cena brutto oleju napędowego = Cbbonn/Cbbonb x 30%
Cbbonn – oferta z najniższą ceną brutto oleju napędowego ze złożonych ofert
Cbbonb – cena brutto oleju napędowego oferty badanej
Rabat:
Pp3 = Wielkość udzielonego rabatu = R badany/R najwyższy x 60%
R badany – wysokość rabatu badanej oferty
R najwyższy – wysokość najwyższego rabatu
- Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów wynikającą z sumowania punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach (suma=Pp1+Pp2+Pp3).
- Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełnia wszystkie wymogi określone w niniejszym ogłoszeniu i otrzyma najkorzystniejszą liczbę punktów.
- Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający może wezwać Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny.
- Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.
- Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji w zakresie oferowanej ceny z Oferentem, którego oferta została wytypowana jako najkorzystniejsza, w przypadku, gdy cena podana przez Oferenta przekracza wysokość środków przeznaczonych w budżecie projektu na usługę objętą niniejszym postępowaniem.
- W przypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia Oferentowi, którego oferta została wytypowana jako najkorzystniejsza, oraz do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta została uznana za kolejną najkorzystniejszą.
IX. Termin i miejsce otwarcia ofert
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 29 grudnia 2023 roku o godzinie 13:00 w pokoju nr 5 Urzędu Gminy Małkinia Górna w ten sposób, że Zamawiający odczyta treść złożonych ofert.
X. Informacje o sposobie porozumiewania się
Pracownikiem uprawnionym do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Piotr Konferowicz, tel. 29 644 29 80, e-mail: pkonferowicz@malkiniagorna.pl w godzinach od 800 do 1600.
XI. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia w każdym czasie bez podania przyczyny.
XII. Informacje dodatkowe
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informuję, że:
- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Małkinia Górna reprezentowana przez Wójta Gminy, adres: ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna, tel. 29 644 80 00;
- inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Małkinia Górna jest Pani Aneta Liszewska, adres e-mail: iodo@malkiniagorna.pl;
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) oraz c) RODO w celu przeprowadzenia zamówienia publicznego dla zadania pn. „Zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością OSP z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 01.01.2024 do 31.12.2024 roku” oraz zawarcia umowy z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę;
- Pani/Pana dane osobowe będą mogły być przekazywane wyłącznie podmiotom i osobom upoważnionym z mocy prawa oraz podmiotom, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Wójtem przetwarzają dane osobowe, dla których Administratorem jest Gmina Małkinia Górna;
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane do momentu ustania celu przetwarzania lub przez okres wynikający z kategorii archiwalnej dokumentów, w których ujęte są dane, określonej w przepisach wykonawczych do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
- podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy, natomiast konsekwencją niepodania danych osobowych jest brak możliwości zawarcia umowy;
- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
- posiada Pani/Pan prawo do:
- uzyskania dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
- sprostowania danych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych (art. 17 RODO),
- ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
- przenoszenia danych (art. 20 RODO),
- wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO).
- przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.