Zapytanie ofertowe

OJN.271.2.2022

ZAPYTANIE OFERTOWE
na: „Zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością OSP z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 1.01.2023 do 31.12.2023 roku”.

Gmina Małkinia Górna (Zamawiający) zaprasza do złożenia oferty na realizację zakupu określonego w punkcie III zapytania ofertowego.

I. Nazwa i adres zamawiającego:

Gmina Małkinia Górna

Przedszkolna 1

07-320 Małkinia Górna

NIP: 7591624930

REGON: 550667920

tel. 29 644 80 00

fax: 29 74 55 118

Województwo: mazowieckie

Kraj: Polska

Strona internetowa: www.malkiniagorna.pl, bip.malkiniagorna.pl.

II. Tryb i rodzaj udzielanego zamówienia:

1. Postępowanie prowadzone w oparciu o art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm).

2. Rodzaj zamówienia: dostawa.

III. Przedmiot zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywny zakup paliw płynnych do pojazdów służbowych, samochodów pożarniczych oraz w zbiorniki przenośne paliwa do sprzętu spalinowego, a także zakup olejów silnikowych, płynów eksploatacyjnych (np. płyn do spryskiwaczy, płyn do chłodnic), drobnych akcesoriów samochodowych (np. żarówki, kosmetyki samochodowe) oraz usług w systemie sprzedaży bezgotówkowej na stacjach paliw wybranego Wykonawcy.

Zamówienie obejmuje:

Benzyny bezołowiowe (PB 95) w ilości – 5000 litrów

Olej napędowy (ON) w ilości – 18200 litrów

Podana ilość paliw jest wielkością szacunkową służącą do kalkulacji ceny ofertowej. Ostateczna ilość zakupionych paliw wynikać będzie z realizacji zamówienia do końca czasu trwania umowy, wg aktualnych potrzeb Zamawiającego. Nie zrealizowanie zamówienia w całości przez Zamawiającego nie może być podstawą do roszczeń finansowych Wykonawcy.

2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

IV. Termin wykonania zamówienia:

Od dnia 01.01.2023 do 31.12.2023 roku.

V. Wymagania związane z wykonaniem zamówienia:

1. Sukcesywny zakup paliw płynnych, towarów i usług dokonywany będzie w systemie sprzedaży bezgotówkowej. Po każdej transakcji Kierowca otrzyma dowód wydania (WZ), na podstawie którego Wykonawca wystawi fakturę dla Zamawiającego. Faktury będą przesyłane w formie elektronicznej na adres: poczta@malkiniagorna.pl.

2. Wykonawca zobowiązany jest do umieszczenia na fakturze następujących informacji identyfikacyjnych:

- numer dowodu wydania paliwa (WZ),

- data i miejsce tankowania,

- numer rejestracyjny pojazdu,

- rodzaj i ilość zatankowanego paliwa, zakupionych towarów i wykonanych usług.

- wartość pobranego paliwa,

- cenę jednostkową obowiązująca na stacji paliw w dniu tankowania,

- kwotę udzielonego rabatu.

3. Wykonawca powinien posiadać lub dysponować jedną stacją paliw w odległości nie większej niż 10 km od siedziby Zamawiającego.

4. Zakup paliw płynnych, dokonywać się będzie po cenach aktualnie obowiązujących na danej stacji paliw należącej do Wykonawcy, pomniejszonej o stały rabat podany w ofercie.

5. Oferowane paliwo musi spełniać obowiązujące wymagania jakościowe zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2015 r., poz. 1680 z późn. zm.).

6. Płatność za prawidłowo wystawioną fakturę będzie realizowana przelewem po wykonaniu przedmiotu umowy, w terminie 30 dni na wskazane w umowie konto Wykonawcy.

7. Szczegółowy wykaz pojazdów i sprzętu spalinowego dostarczony zostanie w dniu podpisania umowy.

8. Dokumenty wymagane od Wykonawców:

1. Formularz oferty – załącznik nr 1.
2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu - załącznik nr 2.
3. Oświadczenie dotyczące jakości oferowanego paliwa – załącznik nr 3.
4. Zaakceptowany i podpisany wzór umowy – załącznik nr 4.
5. Kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem niezbędnych uprawnień do wykonywania przedmiotowego zadania tj. koncesji na wykonywanie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami.

VI. Opis warunków udziału w postępowaniu:

1. Ofertę należy sporządzić według formularza oferty stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

2. Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

3. Wszystkie strony oferty winny być podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy oraz ostemplowane pieczęcią firmową.

4. Do oferty należy załączyć dokumenty określone w punkcie V zapytania ofertowego.

VII. Miejsce i termin składania ofert:

1. Oferty należy złożyć do dnia 28.12.2022 r. do godziny 11:00 w Sekretariacie pok. Nr 13 Urzędu Gminy w Małkini Górnej ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna lub drogą pocztową (adres jw.).

2. Wypełnioną ofertę z załącznikami należy złożyć w zaklejonej, nieprzezroczystej kopercie/opakowaniu. Koperta/opakowanie winno być oznaczone nazwą i adresem Wykonawcy oraz opisane w następujący sposób „Zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością OSP z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 01.01.2023 do 31.12.2023 roku”.

3. Oferty, które wpłyną po terminie nie zostaną wzięte pod uwagę i zostaną zwrócone.

VIII. Wybór oferty:

1. Ocenie podlegać będą oferty nieodrzucone.

2. W celu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający przyjął następujące kryteria oceny ofert przypisując im odpowiednią wagę procentową:

3. Kryterium będzie rozpatrywane na podstawie ceny jednostkowej z dnia 06.12.2021 r. podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym ( zał. nr 1).

Ceny jednostkowe:

Pp1= Cena brutto benzyny =  x 10%

Cbbn- oferta z najniższą ceną brutto benzyny ze złożonych ofert

Cbbb  - cena brutto benzyny oferty badanej

Pp2= Cena brutto oleju napędowego =  x 30%                                                            

Cbbonn- oferta z najniższą ceną brutto oleju napędowego ze złożonych ofert

Cbbonb  - cena brutto oleju napędowego oferty badanej

Rabat:

Pp3= Wielkość udzielonego rabatu =  x 60%                                                                                                   

R badany – wysokość rabatu badanej oferty

R najwyższy – wysokość najwyższego rabatu

4. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów wynikającą z sumowania punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach (suma=Pp1+Pp2+Pp3).

5. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który spełnia wszystkie wymogi określone w niniejszym ogłoszeniu i otrzyma najkorzystniejszą liczbę punktów.

6. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej liczbie punktów, Zamawiający może wezwać Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie oferowanej ceny.

7. Oferenci, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

8. Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty w przypadku, gdyby Oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówił podpisania umowy lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn.

9. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji w zakresie oferowanej ceny z Oferentem, którego oferta została wytypowana jako najkorzystniejsza, w przypadku, gdy cena podana przez Oferenta przekracza wysokość środków przeznaczonych w budżecie projektu na usługę objętą niniejszym postępowaniem.

10. W przypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia Oferentowi, którego oferta została wytypowana jako najkorzystniejsza, oraz do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta została uznana za kolejną najkorzystniejszą.

X. Termin i miejsce otwarcia ofert:

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 28 grudnia 2022 roku o godzinie 11²⁰ w pokoju nr 5 Urzędu Gminy Małkinia Górna w ten sposób, że Zamawiający odczyta treść złożonych ofert.

XI. Informacje o sposobie porozumiewania się:

Pracownikiem uprawnionym do kontaktowania się z Wykonawcami jest: Piotr Konferowicz
tel. 29 644 29 80, e-mail: pkonferowicz@malkiniagorna.pl w godzinach od 8⁰⁰ do 16⁰⁰.

XII. Unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia:

Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia                                        w każdym czasie bez podania przyczyny.

XIII. Informacje dodatkowe:

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”), informuję, że:

1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Małkinia Górna, adres ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna, tel. 29 644 80 00;
2. inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Małkinia Górna jest Pani Aneta Liszewska, adres e-mail: iodo@malkiniagorna.pl;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego dla zadania  pn. „Zakup paliw płynnych do pojazdów i sprzętu służbowego Urzędu Gminy, samochodów pożarniczych oraz sprzętu spalinowego będącego własnością OSP z terenu Gminy Małkinia Górna w okresie od 01.01.2023 do 31.12.2023 roku”;
4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy P.Z.P.;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy p.z.p, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy p.z.p., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. posiada Pani/Pan:
   1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana/y do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
   2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą p.z.p oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
   3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państw członkowskich);
   4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. nie przysługuje Pani/Panu:
   1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
   2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
   3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
10. przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, Stawiski 2, 00-193 Warszawa.

• OJN.271.2.2022
• Załącznik nr 1
• Załącznik nr 2
• Załącznik nr 3
  
• Załącznik nr 4