Zapytanie ofertowe

GMINA MAŁKINIA GÓRNA

PRZEDSZKOLNA 1, 07-320 MAŁKINIA GÓRNA

Małkinia Górna,  21 sierpnia 2025 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR OAS.272.1.2025

WÓJT GMINY MAŁKINIA GÓRNA ZAPRASZA

DO ZŁOŻENIA PROPOZYCJI CENOWEJ NA ZADANIE PN.:

„DOWÓZ UCZNIÓW NIEPEŁNOSPRAWNYCH Z TERENU GMINY MAŁKINIA GÓRNA DO SZKÓŁ I PLACÓWEK OŚWIATOWYCH W ROKU SZKOLNYM 2025/2026”.

Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2024 poz. 1320 z późn. zm.).

Sporządziła: Mariola Barszcz                           

Inspektor ds. obsługi organizacyjno – administarcyjnej szkół i placówek oświatowych                  

tel. 29 644 87 96,  e-mail: mbarszcz@malkiniagorna.pl

I. ZAMAWIAJĄCY

Gmina Małkinia Górna

Przedszkolna 1, 07-320 Małknia Górna

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług transportowych, polegających na przewozie dzieci niepełnosprawnych zamieszkałych na terenie Gminy Małkinia Górna z domu do szkoły i z powrotem we wszystkie dni funkcjonowania szkół i placówek oświatowych, które umożliwiają dzieciom realizację obowiązku szkolnego i obowiązku nauki.

KOD-60130000-8-usługi w zakresie specjalistycznego transportu drogowego osób

2. Przewóz dzieci będzie się odbywać we wszystkie dni nauki w szkołach i placówkach oświatowych od poniedziałku do piątku.
3. Pod pojęciem poniedziałek rozumie się każdy poniedziałek i dzień po dniu wolnym od nauki.
4. Szacunkowa liczba uczniów dowożonych: 14 + 1 opiekun (liczba uczniów może ulec zmianie: zwiększeniu lub zmniejszeniu).
5. Planowane są dwa przewozy w ciągu dnia:

kurs z miejsca zamieszkania do Zespołu Szkół Specjalnych w Starym Lubiejewie ul. Słoneczna 4, do Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego im. Jana Pawła II w Długoborzu Pierwszym
ul. Szkolna 7

i kurs powrotny ze Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego im. Jana Pawła II w Długoborzu Pierwszym ul. Szkolna 7, z Zespołu Szkół Specjalnych w Starym Lubiejewie ul. Słoneczna 4,
20 do miejsca zamieszkania.

Szacowana liczba ilości dni nauki – 188. Szacowna długość trasy – około 105 km (w jedną stronę)
– dziennie (w obie strony) około 210 km.

6. Trasa dowozu z miejsca zamieszkania:

* poniedziałek: 14 dzieci (w tym dwoje dzieci poruszających się na wózku inwalidzkim)

* od wtorku do piątku: 13 dzieci (w tym jedno dziecko poruszające się na wózku inwalidzkim)

Trasa do przedszkola/szkoły/ośrodka z miejsca zamieszkania:

7. Trasa powrotu do domu: planowany jest jeden kurs powrotu do miejsca zamieszkania.

* poniedziałek - czwartek: 13 dzieci (w tym jedno dziecko poruszające się na wózku inwalidzkim)

* piątek: 14 dzieci (w tym dwoje dzieci poruszających się na wózku inwalidzkim).

Trasa z przedszkola/szkoły/ośrodka do miejsca zamieszkania

8. Dowóz będzie się odbywał w czasie od 1 września 2025 r. do 26 czerwca 2026 r. we wszystkie dni nauki szkolnej, w godzinach ustalonych zgodnie z planem zajęć w szkołach.
9. Opiekuna podczas dowozu zabezpiecza Urząd Gminy w Małkini Górnej.
10. Wykonawca zobowiązany jest do pomocy opiekunowi  podczas wsiadania i wysiadania
    z pojazdu dzieci niepełnosprawnych oraz umieszczenia wózka inwalidzkiego wewnątrz pojazdu.
11. Wykonawca zobowiązany jest do podstawienia odpowiedniego pojazdu sprawnego technicznie, ogrzewanego, posiadającego ważne ubezpieczenie i stosowne badania techniczne, oznakowanego odpowiednimi tablicami świadczącymi o przewozie uczniów niepełnosprawnych.
12. Pojazd musi być dostosowany do bezpiecznego przewozu co najmniej 15 pasażerów tj.14 uczniów niepełnosprawnych oraz ich opiekuna (lub większej ilości pasażerów w zależności od potrzeb Zamawiającego) i 2 wózków inwalidzkich, w tym 1 w postaci złożonej.
13. Dowóz dzieci nie będzie realizowany z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, po uprzednim jego powiadomieniu przez rodziców uczniów (np. z powodu choroby ucznia, pobytu w ośrodku rehabilitacyjnym, itp.).
14. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego powiadamiania Zamawiającego
    w przypadku awarii pojazdu i niezwłocznego zapewnienia zastępczego środka transportu odpowiadającego wymogom określonym w pkt 11.
15. Zaleca się Wykonawcom wraz z Zamawiającym przeprowadzenie wizji lokalnej trasy przejazdowej. Wszelkie koszty związane z opracowaniem oferty i zaleconą wizją lokalną ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku zapytania ofertowego.
16. Podana w ofercie cena za jeden dzień wykonywania usługi (kurs tam i z powrotem) musi zawierać wszystkie koszty techniczne związane z eksploatacją pojazdu, opłaty drogowe
    i parkingowe, wynagrodzenie kierowcy łącznie z pochodnymi, koszt ubezpieczenia pojazdu, kierowcy i pasażerów oraz wszystkie możliwe obciążenia.
17. Ceną zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy (brutto) za 1 dzień świadczenia ww. usługi. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie zależne od ilości kursów (tam i z powrotem) i dziennej stawki za wykonanie ww. usługi w danym miesiącu, na podstawie miesięcznego zestawienia ilości kursów (tam i z powrotem) w danym miesiącu potwierdzone przez opiekuna dowozu.
18. Przez cały okres trwania umowy obowiązuje stała stawka brutto za 1 dzień świadczenia usługi (zgodnie ze złożoną ofertą).
19. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skrócenia lub wydłużenia trasy z przyczyn, których nie mógł przewidzieć w czasie ogłaszania niniejszego zapytania ofertowego.
20. Zamawiający zastrzega sobie również możliwość zwiększenia lub zmniejszenia liczby przewożonych uczniów, jeżeli zajdzie taka potrzeba w trakcie trwania roku szkolnego oraz odpowiednio wydłużenia lub skrócenia trasy o dodatkową szkołę, do której ci uczniowie będą uczęszczać. Jeżeli zajdzie potrzeba dowozu kolejnego ucznia, którego miejsce zamieszkania i szkoła znajduje się na trasie przejazdu (nie wpłynie to na zwiększenie kilometrów), wynagrodzenie Wykonawcy nie ulegnie zmianie. Wszelkie zmiany będą wprowadzane po wcześniejszym sporządzeniu i podpisaniu odpowiedniego aneksu do umowy, której wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania ofertowego. Niepodpisanie aneksu przez Wykonawcę jest równoznaczne z odstąpieniem od umowy
    z winy Wykonawcy.
21. Zamawiający zastrzega, iż zwiększenie lub zmniejszenie liczby przewożonych uczniów nie wpływa na zmianę stawki brutto za 1 dzień świadczenia usługi.

III.  TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Ustala się termin wykonania zamówienia od 01.09.2025 r. do 26.06.2026 r.

IV. WYKAZ DOKUMENTÓW I OŚWIADCZEŃ, KTÓRE NALEŻY ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY

1. W celu wykazania się przez Wykonawcę spełnianiem warunków udziału w postępowaniu do oferty załączyć należy:

1.1.Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.

1.2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem składania ofert.

1.3. Licencję na wykonywanie krajowego transportu drogowego, na podstawie ustawy z dnia 06 września 2001 r., o transporcie drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 731).

1.4. Wykaz potencjału technicznego. Ocena spełnienia warunku udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie wykazania się przez Wykonawcę, że dysponuje lub będzie dysponował minimum
2 autobusami/busami z odpowiednią ilością miejsc siedzących (min. 14 dzieci – w tym 2 na wózku inwalidzkim, kierowcy, opiekuna) posiadającymi:

1) dowód rejestracyjny z ważnym badaniem technicznym oraz wpisem o przystosowaniu samochodu do przewozu osób niepełnosprawnych,

2) polisę obowiązkowego ubezpieczenia OC pojazdu,

3) polisę ubezpieczenia NW (od następstw nieszczęśliwych wypadków) dla kierowcy i pasażerów.
W celu potwierdzenia spełniania powyższego warunku Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty wykaz zaplecza technicznego do zapytania ofertowego wraz z informacją o podstawie dysponowania zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, kopię dowodu rejestracyjnego, kopię OC pojazdów, kopię polisy ubezpieczenia NW dla kierowcy i pasażerów.

1.5. Wykaz wykonanych usług. Ocena spełniania warunku udziału w postępowaniu nastąpi  na podstawie wykazania przez Wykonawcę, że wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy –w tym okresie, co najmniej 2 (dwie) usługi, polegające na przewozie dzieci niepełnosprawnych, w tym na wózkach inwalidzkich, wraz z podaniem przedmiotu zamówienia, dat wykonania i podmiotów na rzecz, których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów, czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

V.OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Oferta powinna zostać sporządzona zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego oraz podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji Wykonawcy.
2. Każdy Wykonawca może złożyć w prowadzonym postępowaniu tylko 1 ofertę.
3. Oferta musi być przygotowana na piśmie w języku polskim, pismem czytelnym.
4. Dokumenty należy złożyć w formie oryginału lub kopi poświadczonej za zgodność
   z oryginałem przez Wykonawcę z datą i czytelnym podpisem.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.
6. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego. Wszystkie zmiany dokonane przez Zamawiającego stają się wiążące dla Wykonawców.
7. Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeśli w wyniku modyfikacji treści zapytania ofertowego niezbędny jest czas na wprowadzenie zmian w ofertach, informacja zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego.
8. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania żadnej z oferty w przypadku, gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym przez Zamawiającego.

VI. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA ORAZ OTWARCIA OFERT

1. Ofertę zapakowaną i oznaczoną zgodnie z pkt VI ust. 5 i 6 należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego tj. ofertę należy złożyć w Urzędzie Gminy Małkinia Górna, ul. Przedszkolna 1,
   07-320 Małkinia Górna, sekretariat,
2. Termin składania ofert do dnia 29 SIERPNIA 2025 R. GODZ. 10:00
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności w formie pisemnej w zamkniętej kopercie, gwarantującej zachowanie poufności i jej nienaruszalności do terminu otwarcia ofert. Zamawiający nie dopuszcza złożenia ofert w formie elektronicznej.
5. Koperta powinna zostać oznakowana w następujący sposób:

oraz napis:

6. Koperta powinna także zawierać nazwę i adres Wykonawcy (dopuszcza się pieczątkę Wykonawcy).
7. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przed upływem wyznaczonym do składania ofert.
8. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyny.
10. Otwarcie ofert odbędzie się w Urzędzie Gminy Małkinia Górna, ul. Nurska 144,
    07-320 Małkinia Górna, w dniu 29 SIERPNIA 2025 R. GODZ. 11:00

VII. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ WYKONAWCÓW Z ZAMAWIAJĄCYM

1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Strony mogą przekazać sobie za pomocą poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem, że oferta Wykonawcy pod rygorem nieważności musi być złożona na piśmie.
2. Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami jest Pani Ewa Szymanik

e-mail:eszymanik@malkiniagorna.pl, tel. 29 644 87 97

3. Każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania przekazanych drogą elektroniczną oświadczeń, wniosków zawiadomień, informacji itp.

VIII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY

1. Przy ocenie ważnych ofert zamawiający będzie kierował się następującym kryterium:

Cena -100%

C=Cn/Cbx100x100%

gdzie:

C- ilość punktów przyznanych w danym kryterium cena

Cn- oferowana najniższa cena oferty

Cb- oferowana cena w badanej ofercie

100- wskaźnik stały

IX. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wynikach postępowania Zamawiający poinformuje drogą mailową, wzywając wybranego wykonawcę do zawarcia umowy, której wzór stanowi załącznik nr 5 – wzór umowy.

X. KLAUZULA INFORMACYJNA z art. RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO) informuję, że:

Administrator danych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Małkinia Górna reprezentowana przez Wójta Gminy, ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna.

Inspektor ochrony danych:

Może Pani/Pan kontaktować się z wyznaczonym przez administratora Inspektorem Ochrony Danych pod adresem:

• • Urząd Gminy w Małkini Górnej, ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna,
  • iodo@malkiniagorna.pl.

Cel przetwarzania danych oraz podstawa prawna:

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Dowóz uczniów niepełnosprawnych z terenu Gminy Małkinia Górna do szkół i placówek oświatowych w roku szkolnym 2025/2026”, którego wartość jest poniżej 130.000 zł., na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

Odbiorcy danych:

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania oraz podmioty i osoby upoważnione z mocy prawa lub na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

Okres przechowywania danych osobowych:

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do wypełnienia celu w jakim zostały zebrane lub przez okres wynikający z kategorii archiwalnej dokumentów określonej w przepisach wykonawczych do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Prawa przysługujące osobie, której dane dotyczą:

Ma Pani/Pan prawo do:

• • uzyskania dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
  • sprostowania danych (art. 16 RODO),
  • ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych Panią/Pana dotyczących narusza przepisy RODO: Biuro Urzędu Ochron
    Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, tel. 22 531 03 00, fax. 22 531 03 01, e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl.

Nie przysługuje Pani/Panu prawo do:

• • usunięcia danych (art. 17 RODO).
  • przenoszenia danych (art. 20 RODO),
  • wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO).

Obowiązek podania danych osobowych:

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym i jest Pani/Pan zobowiązana/y do ich podania. Niepodanie obowiązkowych danych skutkować będzie brakiem możliwości wzięcia udziału w postępowaniu.

XI. ZAŁĄCZNIKI

• Załącznik numer 1
• Załącznik numer 2
• Załącznik numer 3
• Załącznik numer 4
• Załącznik numer 5